Een reorganisatie, een nieuwe strategie of een andere manier van werken. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers een verandering omarmen en actief meebouwen aan vernieuwing? Hieronder een 10 tips voor jouw interne communicatie bij een verandering.
10 tips voor meer betrokkenheid bij een verandering
1. Waarom, waarheen en hoe?
Om een goed communicatieplan te kunnen maken, moet je antwoord hebben op de volgende drie vragen: waarom, waarheen en hoe? Waarom: wat is de huidige situatie en waarom moet het anders? Waarheen: wat is de gewenste situatie en wat levert dat op? Hoe: wat moeten we doen om daar te komen. Wie moet wat doen? Medewerkers die snappen waarom iets moet veranderen, wat de urgentie is en weten hoe zij daaraan kunnen bijdragen, zijn veel eerder geneigd om de verandering te omarmen.
2. Van strategie naar uitvoer
Een strategie blijft iets abstracts voor veel medewerkers. We willen de gasttevredenheid verhogen, we willen werken aan de medewerkerstevredenheid, we willen onze maatschappelijke opdracht uitvoeren. Ok, maar hoe dan? Hoe gaan we de gasttevredenheid verhogen? En wat verwacht je dan van mij? Maak een zo concreet mogelijke doorvertaling en kwantificeer waar mogelijk. Meestal volgt er een uitwerkingsfase waarin de verschillende afdelingen en onderdelen de strategie vertalen naar meer specifieke plannen en projecten.
3. Van top-down naar dialoog
Te vaak zie ik dat iets door de top bedacht wordt. Medewerkers moeten daarna overtuigd worden de vernieuwing te omarmen en uit de voeren. Regelmatig geven medewerkers terug dat de top te weinig weet en voelt van wat zich afspeelt op de werkvloer. De kloof is te groot en dat wat de top heeft bedacht sluit in hun ogen niet aan op de werkelijkheid. Gevolg: medewerkers voelen zich niet betrokken, ze geloven niet in de verandering en zijn ongemotiveerd ermee aan de slag te gaan. Betrek (zoveel als het kan) medewerkers bij het vormgeven van de verandering. Dat draagt sterk bij aan het eigenaarschap van medewerkers voor het veranderproces en het vergroot daarmee de slaagkans.
4. Sleutelrol middenmanagement
Managers en teamleiders spelen een cruciale rol in een veranderproces. Heb je hen niet aan boord, dan wordt het bijna onmogelijk om je medewerkers mee te krijgen. Managers brengen de dialoog op gang. Zij gaan in gesprek met de medewerkers over de verandering, geven duiding, luisteren wat er leeft, beantwoorden vragen, laten voorbeeldgedrag zien. Bied alle managers de juiste tools om hun teams te informeren en inspireren. En zorg dat managers zelf ook ergens terecht kunnen met vragen en feedback.
5. Gebruik ambassadeurs
Geef medewerkers van verschillende afdelingen een rol in je communicatie. Dit zorgt voor draagvlak. Ga je een nieuwe manier van werken introduceren? Start dan met bijvoorbeeld een pilot waarbij de ambassadeurs het voortouw nemen. Ervaringen van ambassadeurs neem je weer mee in de communicatie, bijvoorbeeld via testimonials. En zijn die ervaringen positief, dan helpt je dat enorm bij het overtuigen van de rest van de organisatie. De ambassadeurs kunnen tegelijkertijd ook klaarstaan voor vragen van collega’s (vaak laagdrempeliger en gemakkelijker dan een mailtje).
6. Meten is weten
Wat vinden jouw medewerkers van de nieuwe strategie? Geloven ze erin? Zijn ze goed genoeg geïnformeerd? Hebben we nog iets nodig? De enige manier om erachter te komen is door het te meten. Houd tussentijdse (pulse) metingen om te zien of je op de goede weg zit. En stuur bij waar nodig. Ook voordat je met een verandertraject van start gaat kun je input ophalen bij je medewerkers. Dit helpt enorm in de vervolgcommunicatie (dit is waar het overgrote deel van jullie om heeft gevraagd…).
7. Blijf communiceren
Al te vaak zie ik het gebeuren: er wordt bijvoorbeeld een nieuwe strategie ontwikkeld. Die wordt groots geïntroduceerd bij de medewerkers. Tussentijds wordt er misschien nog iets over gezegd en daarna blijft het stil. Een verandering vraagt om regelmaat in je communicatie. Overdrijf het natuurlijk niet, maar zorg ervoor dat je op verschillende momenten en manieren terugkomt op de verandering. Hoe staat het ervoor? Zitten we op koers? Kunnen we nog bijsturen? Alleen zo blijven medewerkers aangehaakt.
8. Zorg voor passende vormen in elke fase van de verandering
Aftrappen met een inspirerende visionaire strategiefilm is gaaf. Maar alleen dat gaat je medewerkers natuurlijk nooit in beweging brengen. Breng in kaart wat de verschillende interne doelgroepen nodig hebben in elke fase van de verandering. Gaandeweg (als steeds meer duidelijk wordt) zal je steeds concreter en gedetailleerder kunnen worden. Misschien hebben je medewerkers uiteindelijk wel simpele how to-video’s nodig die laten zien hoe iets moet? Houd er ook rekening mee dat de ene medewerker de andere niet is. De een vindt het fijn om een filmpje te bekijken waar de ander liever een Q&A leest.
9. Faciliteer het stellen van vragen
Geef medewerkers altijd de kans om een reactie achter te laten onder een bericht of deel een e-mailadres waarnaar ze kunnen mailen. Of verwijs ze naar hun manager (zorg er dan wel voor dat de manager goed geïnformeerd is!). Bundel alle inkomende vragen in een Q&A en zorg dat deze op een centrale plek op in het intranet terug te vinden is. En heb je het antwoord nu nog niet? Neem dat ook op in de Q&A.
10. Vier successen!
Maak de verandering ook zichtbaar voor je medewerkers, bijvoorbeeld door de successen regelmatig te delen. Dit vergroot de betrokkenheid en het gevoel van trots van je medewerkers.
