De komende jaren gaan we over naar een nieuw pensioenstelsel. Uiterlijk op 1 januari 2028 moeten we over zijn. Veel goede dingen blijven bestaan, maar er verandert ook veel. Hoe de nieuwe pensioenregels er straks uit komen te zien en wat de impact ervan is, is nu nog niet duidelijk.
Als werkgever heb je een zorgplicht als het gaat om het goed informeren van je medewerkers. Hoe en wanneer informeer je je medewerkers over deze verandering? Over iets dat eigenlijk nog zo onduidelijk is? Over een onderwerp dat voor veel medewerkers ingewikkeld en een ‘ver-van-mijn-bedshow’ is?
9 tips voor slimme pensioencommunicatie
Tip 1: wacht niet met communiceren
Pro-actief communiceren over een belangrijke verandering leidt altijd voor meer draagvlak en begrip bij je medewerkers. En hoewel je nu nog niet heel veel over de inhoud kunt vertellen, is het wel zaak om je medewerkers nu al te informeren over deze belangrijke verandering. Laten zien dat je op de bal zit geeft vertrouwen.
Start met procescommunicatie: zo ziet de komende periode eruit en op deze momenten komen we bij jullie in de lucht. Dit kun je doen door een persoonlijke videoboodschap met de HR-directeur te delen met daarbij een heldere planning. Vertel ook waarom het pensioenstelsel gaat veranderen. Bijvoorbeeld via een animatie en een Q&A.
Tip 2: houd rekening met verschillende doelgroepen
Binnen je bedrijf heb je met verschillende interne doelgroepen te maken. Medewerkers voor wie het pensioen al dichtbij komt en jongere medewerkers die zich nog niet druk maken over hun pensioen. Vergeet ook je medewerkers die al met pensioen zijn! Daarbij komt: de ene medewerker kan ook beter tegen een verandering of onzekerheid dan de ander. Pas je communicatiemix en boodschap aan op de verschillende doelgroepen binnen jouw bedrijf.
Tip 3: zorg voor een goede communicatiemix
Waar ik ook kom: binnen een bedrijf hebben medewerkers altijd verschillende voorkeuren voor hoe ze een bepaalde boodschap het liefste tot zich nemen. De een bekijkt graag een animatie voor uitleg, waar de ander liever een geschreven bericht leest. Oudere medewerkers hebben misschien juist behoefte aan meer persoonlijke communicatie. Zorg dat je je communicatiemix goed afstemt op je verschillende doelgroepen. En als je twijfelt: geef medewerkers de ruimte om aan te geven hoe zij het liefste geïnformeerd willen worden.
Tip 4: sla de boodschap plat
De meeste mensen vinden het onderwerp pensioen erg ingewikkeld en saai. En ook al verdiep je je in het onderwerp, het blijft complexe materie. Aan jou de taak om de boodschap zo plat mogelijk te slaan. Probeer weg te blijven van vakjargon en probeer de boodschap zo op te schrijven dat de slager op de hoek het bij wijze van spreken ook begrijpt. Dat zal voor jou als communicatie-expert soms ook best lastig zijn. Wees ook transparant: weet je iets nog niet, communiceer dan daarover.
Tip 5: vertel niet teveel!
Overinformeren werkt contraproductief. Vertel je te veel, dan haken medewerkers sneller af en zullen ze het onderwerp mogelijk zelfs parkeren. Vertel daarom alleen wat NU relevant is en blijf weg bij mogelijke toekomstscenario’s. Wat je nu nog niet weet, communiceer je nu nog niet. Het zorgt alleen maar voor ruis en onrust. Gaandeweg (als meer duidelijk wordt) ga je steeds dieper om de inhoud in.
Tip 6: faciliteer het stellen van vragen
Ook al is nu misschien nog niet veel duidelijk en kun je nog niks inhoudelijks zeggen over een persoonlijke situatie; faciliteer nu al het stellen van vragen. Geef medewerkers de kans om een reactie achter te laten onder een bericht of deel een e-mailadres waarnaar ze kunnen mailen. Bundel alle inkomende vragen in een Q&A en zorg dat deze op een centrale plek op in het intranet terug te vinden is. En heb je het antwoord nu nog niet? Neem dat ook op in de Q&A. Let op: zorg ook hier dat je de antwoorden zo simpel mogelijk formuleert!
Tip 7: 1 centrale plek voor alle communicatie
Misschien hebben medewerkers nu nog geen zin of aandacht voor jouw communicatie. Maar er komt een moment waarop ze sommige dingen willen terugzien of -lezen. Zorg ervoor dat je vanaf nu een plek hebt waarop je al je communicatie bundelt, bijvoorbeeld op het intranet. Richt een speciale pensioenpagina in.
Tip 8: meten is weten
Om de betrokkenheid en het begrip van je medewerkers te vergroten stel ik (waar dat kan) altijd een medewerkersparticipatie voor. Het geeft medewerkers de ruimte om nog ergens iets van te vinden en het laat zien dat hun mening ertoe doet. Het zorgt uiteindelijk voor meer draagvlak en begrip als een bepaalde richting gekozen wordt. Je kunt tenslotte aangeven dat het overgrote deel van de medewerkers voor deze keuze staat.
Ook kun je gaandeweg meerdere korte pulse metingen houden om te horen hoe jouw medewerkers in de wedstrijd zitten. Voelen zij zich bijvoorbeeld goed geïnformeerd? De metingen leveren jou waardevolle informatie op. Op basis hiervan kun je je communicatiestrategie nog bijsturen.
Tip 9: van centraal naar persoonlijk
Wat betekenen de nieuwe pensioenregels nou voor de hoogte van mijn pensioen? Een antwoord waarop al jouw medewerkers straks antwoord willen hebben. Iets waar je nu natuurlijk nog niks over kunt zeggen. Je start nu met het centraal communiceren naar al je medewerkers, maar gaandeweg het proces zal je steeds gerichter moeten communiceren. Uiteindelijk zal er ook een rol weggelegd zijn voor je pensioenuitvoerder. Zij zullen al hun deelnemers (jouw medewerkers) individueel informeren over hun persoonlijke situatie. Stem die communicatie ook goed af en maak daar goede afspraken over met jullie pensioenuitvoerder.
